productivité
Henri-Luc

Henri-Luc

Productivité : mes 21 meilleures techniques pour travailler moins, gagner plus, et profiter de la vie

Notre denrée la plus précieuse, et de très loin, est le temps.

Tu as surement déjà entendu une phrase du genre “je rattraperai le temps perdu”.

Mais par quel miracle ? Il n’y a qu’une façon de rattraper le temps perdu, c’est d’avoir une machine à remonter le temps dans son salon. 

Sinon, comment faire pour “rattraper” 10 ans de temps perdu en seulement 5 ans ?

Penser ”rattraper” le temps perdu n’est qu’une illusion permettant de se déculpabiliser face à la perte de temps.

L’argent peut se reconstituer. 

Des relations peuvent se renouer.

Un objet cassé peut se réparer ou se remplacer.

Mais chaque minute de perdue est une minute de définitivement perdue.

Donc oui, le temps est la denrée la plus précieuse.

C’est pourquoi je t’ai écris un article, le plus complet possible, pour te donner mes 21 techniques pour optimiser au mieux ta productivité (professionnelle, mais cela s’applique aussi très bien à ta vie personnelle).

Mais il y a une chose que tu dois faire avant de te lancer dans l’application de ces 21 techniques de productivité. C’est de répondre à la question “quoi faire du temps libre que je vais gagner ?”.

La productivité n’est pas une fin en soi. Ce gain doit te permettre de réaliser d’autres objectifs, sinon tu ne trouveras pas la motivation nécessaire (surtout sur le long terme) pour déployer un changement dans ta façon de travailler.

Tu peux conserver ce gain de temps pour le réinvestir dans des voyages, des sorties, dans l’apprentissage d’un instrument de musique ou d’autres formes d’art, dans le sport, le bien-être, ou d’autres activités que tu aimerais pratiquer et améliorer.

Une fois que tu sais quoi faire de ce temps, tu n’auras qu’une envie, c’est d’essayer mes meilleures techniques. 

Toutes ces astuces de productivité découlent soit de ma propre expérience, soit de techniques lues, testées dans mon business, et approuvées !

Le but est de te délivrer de vraies techniques de façon pragmatique, et non pas une liste que j’aurai pioché à droite et à gauche, sans les avoir testées, et donc sans savoir si elles sont vraiment pertinentes.

Elles me permettent, en plus de mon travail, de pratiquer différents sports (running, tennis, badminton et musculation), de jouer de la guitare et piano, de pratiquer la photographie artistique, de sortir et voyager, et de lire tous les jours (300 livres me fixent en face de moi pendant que je t’écris ces lignes).

Tu es prêt(e) ? Ces techniques ont considérablement amélioré ma façon de travailler. Il en sera de même pour toi, si tu prends le temps de réellement les appliquer.

1 / Anticiper avec la méthode du “Si ; Alors”

On commence directement par une astuce qui te fera gagner, non seulement un temps considérable, mais également davantage de fluidité et précision dans tous tes échanges, qu’il soit pour ton support client, tes partenaires, tes prestataires et autres parties prenantes gravitant autour de ton business.

La méthode traditionnelle est :

  1. Toi : “Salut Marie, as-tu finalisé le montage des 10 vidéos YouTube ?”
  2. Ta prestataire Marie te répond : “Je n’ai pu en faire que 4 aujourd’hui. Veux-tu que je te les envoie, ou bien cela peut attendre que les 10 soient montées ?”
  3. Tu lui réponds “Tu peux déjà m’envoyer les 4 vidéos terminées”
  4. Ta prestataire Marie “Tu les trouveras dans ton Drive. Bonne journée”

On va maintenant retourner en arrière, pour voir comment gagner du temps sur ce genre d’échanges récurrents. 

En invoquant la formule “Et ; Si “, on obtient ceci (magie !) :

  1. Toi : “Salut Marie, as-tu finalisé le montage de 10 vidéos Youtube ? Si tu n’as pas pu tout faire, je te remercie de mettre sur mon Drive les 4 premières vidéos terminées. Si tu n’as eu le temps d’en faire qu’une, alors j’attends un tiramisu fait maison, avec un mojito, pour dédommagement (ne me juge pas, qui ne tente rien n’a rien 😉)
  2. Ta prestataire Marie te répond : “Je n’ai pu en faire que 4 aujourd’hui. Je te les ai déposé dans ton Drive (ainsi qu’un Tiramisu virtuel. Il fallait préciser 😁🍮🍹).

On passe donc de 4 mails, à 2 mails. Soit un gain de temps de 50%.

Combien de temps passes-tu à envoyer et répondre à une suite de mails par semaine ? 

Tu peux, avec cette simple astuce, diviser par deux ton temps, et donc gagner plusieurs heures par semaine, avec zéro effort supplémentaire.

Tu peux l’appliquer dès maintenant, et voir le gain de temps apporté. Effet garanti !

2 / Prends ton sécateur

“La perfection, ce n’est pas quand il n’y a plus rien ajouter, mais plus rien à supprimer”

Si on prend le temps de réfléchir à cette citation d’Antoine Saint Exupéry, on se rend compte qu’on fait très souvent exactement l’inverse

On essaie sans cesse de rajouter, encore et encore, pour concevoir le produit, vidéo, article, le plus “parfait” possible.

Et si on prenait un sécateur et qu’on taillait tout cela ? Au final, nous garderons l’essence même du message, qui serait tout aussi pertinent, sans surcouche ni dilution. Et on économiserait au passage un temps précieux.

Pour te faire une analogie, si tu mets un photographe tout débutant dans un jardin luxuriant, que va-t’il se passer ? Comme toi et moi, il va essayer de photographier un maximum de fleurs dans une photo. On dit qu’il essaie “d’en faire rentrer un maximum dans le cadre”. Mais la photo sera-t-elle “parfaite” ?

Non, car toute cette quantité d’informations brouillera le message.

Alors qu’un photographe plus aguerri s’efforcera de se concentrer sur une seule fleur pour qu’elle ressorte, et que notre regard se porte sur cette dernière, sans autre source de distraction.

La photo et le message seront réussis.

Pour appliquer cette méthode, analyse ton contenu (article, formation, visuel, description, site internet, séquence) et demande-toi si ceci ou cela apporte vraiment un “plus” à ton message. Si non, prend ton sécateur, et adios amigos.

3 / Fixer ses priorités

La déperdition de temps est d’autant plus grande que tes tâches ne sont pas hiérarchisées.

Sans priorité, tu vas switcher d’une tâche à une autre, en entamant un peu tout, mais ne finissant rien.

Pour être plus efficace, il faut prendre tâche après tâche, en fonction de leur importance, et n’entamer la tâche suivante seulement quand la première est terminée.

Cela va aussi permettre de se concentrer à 100% sur une action, et donc de la mener à bien plus rapidement et plus efficacement.

Mais par quelle tâche commencer ?

Demande-toi quel est ton objectif le plus important de l’année

Découpe-le en objectif hebdomadaire ou journalier, et commence systématiquement par cela.

Ainsi, chaque jour, tu rencontreras une grande satisfaction à avoir, dès le matin, rempli ta mission la plus importante.

Tu trouveras pleins d’outils te permettant de hiérarchiser tes actions, comme Trello ou Notion (ou bien te faire un Google Sheet pour ton planning).

Je te laisse trier tout cela avant de lire le quatrième point.

4 / Nettoyer sa “to do list”

C’est la méthode du “grand ménage de printemps”. Je pense qu’on a tous des to do list, même papier (si si, ça existe encore 😉 mais tu risques d’aller en enfer). 

Pour les meilleurs élèves, plusieurs to do list seront créées, avec un ordre d’importance dans l’exécution des projets.

Et comme nous notons toutes les idées qui nous passent par la tête, les listes s’agrandissent…..encore……et encore……

Je ne te dirai pas le nombre de to do que j’avais dans mon application (je n’ai pas encore trouvé le bouton Off de mon cerveau, mais je ne perds pas espoir, surtout la nuit !).

Il y a un moyen très simple d’y remédier. C’est la méthode du grand ménage de printemps !

Chaque année, reprend tes to do. 

On va être honnête. Les to do qui datent de plus d’un an sont soit peu pertinentes, soit nous n’avons aucune envie de les réaliser. La conséquence reste la même. Si nous la laissons, il n’y a aucune raison pour qu’elle soit faite prochainement, et donc traînera indéfiniment dans les méandres de tes autres to do, comme le Minotaure errant sans fin dans l’immense labyrinthe.

Tu as envie de te transformer en Minotaure ? (Réfléchis bien avant de dire ”oui”).

La solution est simple : passe un coup de balai, chaque année, sur toutes tes to do qui datent de plus d’un an. Tu y verras plus clair, et il est bien plus motivant d’avoir un nombre réduit de choses à faire. 

J’espère que tu n’es pas allergique à la poussière.

Bon ménage !

5 / Maintiens 80% de ton énergie

J’ai accompagné des centaines d’entrepreneurs au cours de ces 10 dernières années. Le schéma reste systématiquement le même (et je n’y ai pas échappé) :

➡️ Projet d’activité  

➡️ Lancement concret de son entreprise 

➡️ Enthousiasme maximal + tout à construire 

➡️ On dort moins, on se consacre à fond sur son projet

➡️ Grosse consommation d’énergie

➡️ Fatigue qui s’installe tranquillement mais durablement

Ce phénomène est d’autant plus vicieux qu’on ne le remarque pas tout de suite. Cette baisse d’énergie étant progressive et lente, elle est passée sous silence

Jusqu’au moment où tu ressens une réelle fatigue chronique, due à une forte accumulation de travail, pendant des mois voire des années.

L’augmentation progressive de cette fatigue est proportionnelle à la diminution de ta productivité, et ce, sans t’en rendre compte.

Ecoute ton corps. Si tu ressens une fatigue, si tu peines à te lever le matin, si tu as les yeux fatigués, si tu prends de plus en plus de café, si en début de soirée tu commences à somnoler, alors il est grand temps de prendre un peu de repos pour recharger tes batteries, et de chercher d’où vient cette perte d’énergie.

Et je te vois venir “oui mais j’ai des choses à faire, je ne peux pas prendre quelques jours de repos, cela va baisser ma productivité”. 

Sur le très court terme, tu as raison.

Mais pour te déculpabiliser, sur le long terme, ces quelques jours de repos vont augmenter ta productivité sur plusieurs mois, compensant largement ces quelques jours de ressourcement.

Il est temps de faire un break pour refaire le plein d’énergie. 

3, 2, 1, repos !

6 / La bonne automatisation, c’est la vie

Je ne parle bien évidemment pas de remplacer tes prestataires par des robots, mais d’automatiser ton propre workflow.

Pourquoi perdre son temps à répéter des tâches chaque jour, sans valeur ajoutée, quand elles peuvent être réalisées en une fraction de seconde ?

Nous avons la chance d’avoir un nombre gigantesque d’outils pour nous épauler dans notre travail au quotidien et automatiser les tâches récurrentes.

Par exemple, lorsque je publie un article de blog sur mon site, je le tape d’abord dans un traitement de texte.

Puis, les étapes seraient ensuite de : 

  • copier / coller sur mon site
  • modifier la police
  • répertorier les titres H1, H2
  • justifier le texte
  • laisser des espaces
  • paramétrer la typo des titres et sous titres
  • configurer l’aspect des bullets points
  • refaire tous les points plus haut pour les versions responsives
  • refaire tous ses points, pour chaque nouveau article

Et c’est là qu’intervient la puissance de l’automatisation.

En paramétrant en amont toutes ces configurations, mon blog va instantanément modifier mon texte initial, pour le transformer, grâce à mes automatisations, en mon texte final.

Le temps que cela m’aura mis : 30 minutes une fois pour toute, au lieu de 15 minutes à chaque article.

Ceci n’est qu’un exemple parmi des dizaines et des dizaines.

Tu peux reprendre tout ton workflow, et automatiser les plus de tâches possible. 

Le temps passé à tout mettre en place sera largement récupéré.

Cela va devenir ta priorité number one.

7 / Ton pire ennemi est juste à côté de toi

Là, tu es en train de regarder partout, d’un air soupçonneux, pour débusquer le traître qui se fait passer pour ton meilleur ami.

”Serait-ce mon café en train de refroidir à côté de moi, pendant que je lis cet article passionnant (ben quoi, c’est pas vrai ?)

Où peut-être cette barre de chocolat. J’ai toujours su qu’elle avait l’air louche…

Ce n’est quand même pas mon chat (même s’il tente chaque jour de conquérir le monde)”

Tu tiens peut-être ton pire ennemi dans ta main ! Il s’agit, non pas de ta barre de chocolat que tu es en train de manger, mais de ton téléphone ! Pardon, “smartphone”, ça fait plus classe.

Si nous sommes honnête avec nous même, combien de fois avons-nous stoppé notre travail en plein cours, pour regarder avec avidité et curiosité les notifications de notre téléphone.

Nous ne pouvons pas y résister, la tentation est trop grande !

Et surtout, je ne te parle pas de minutes, mais bien d’heures perdues chaque jour, démontré par les études.

Regarder la notification te fait perdre du temps, mais il te faut ensuite un certain temps pour te reconcentrer. Ce qui, bout à bout, engendre une perte de productivité considérable.

La meilleure solution est de le laisser dans une autre pièce, ou bien quelque part derrière toi, qui ne soit pas à porté de là où tu travailles.

Tu sais ce que tu vas ressentir au début ?

Un manque !

Je l’ai ressenti aussi. 

Et c’est à ce moment là que l’on sent l’emprise qu’ont nos smartphones sur nous. 

Plus tu ressens ce manque, plus tu vas pouvoir booster ta productivité.

Si jamais tu as besoin de ton téléphone pour travailler, comme c’est des fois mon cas, pour voir mes notes sur mon téléphone, tout en travaillant sur mon pc, alors le mode avion sera ton best friend, for ever !

Plus de notifications, plus de tentations,

Plus de tentations, plus de temps perdu,

Plus de temps perdu……plus de temps perdu 😉

Maintenant que tu as démasqué le traître, tu sais quelles mesures mettre en place.

8 / Le remède quand on a du mal à travailler seul 

Chaque personnalité est différente. Certains préfèrent travailler seul chez eux pour conserver un maximum de concentration, alors que d’autres au contraire peineront à trouver la motivation seul chez eux, et préféreront être entourés pour libérer tout leur potentiel.

Dans ce cas là, tu as deux solutions :

  • Mettre une pancarte à ta porte d’entrée pour attirer les travailleurs nomades (proposent aussi des cookies en guise de carotte, cela marche diaboliquement bien)
  • Trouver un espace de co-working

Effectivement, le co-working aura un coût, mais les services proposés, la productivité, et le fait de rencontrer de nouvelles personnes qui pourraient être de futurs clients ou prestataires, en font un endroit à fort potentiel, à ne pas négliger.

N’ayant pour l’instant encore jamais tenté l’expérience (je suis plutôt du genre à travailler chez moi, ou dans un café), je ne pourrai te parler en détail de ce sujet.

Je te laisse donc avec l’expérience de Julia (qui elle non plus n’a pas encore trouvé le bouton Off de son cerveau), du blog I don’t feel I think, t’expliquer plus en détail comment bien choisir un co-working de qualité

9 / Fais de courtes sessions

Si tu lis un peu les études scientifiques sur le temps de concentration du cerveau, sur le temps de pause nécessaire, et à partir de combien de temps le cerveau est à son maximum lors que tu ne travailles que sur une tâche, tu as dû te rendre compte que les chiffres divergent dans une grande mesure.

Mais un principe demeure : tu ne peux garder ta concentration que pendant un temps limité.

Un autre principe en découle : garder la détermination.

Il est beaucoup plus motivant de se concentrer au maximum pendant 30 minutes, car on sait que chaque minute est comptée.

Alors que partir sur une tâche pour deux heures te met moins la “pression” et donc, on se laisse plus facilement distraire en se disant “c’est boooooon, j’ai le temps, je peux bien checker mes notifications”.

Au final, sur 30 minutes, tu seras productif 30 minutes.

Mais sur 2h, tu seras productif 1h45 ? 1h30 ? Voire 1h.

De quoi va dépendre ce temps de travail en restant focus ? D’une multitude de facteurs :

  • de ton sommeil
  • de ton alimentation
  • de tes conditions de travail
  • du bruit environnant
  • de ton cerveau, propre à chacun
  • des tentations dans ton environnement

L’idée n’est pas de se dire “je vais faire 4 sessions de 25 minutes, avec 5 minutes de pause”. Il va falloir personnaliser ce temps, en “écoutant ton corps et ton cerveau”. 

Quand tu travailles, après 20 minutes, soit vigilant sur tes sensations

Es-tu en train de décrocher ?

As-tu encore toute ta concentration ?

En répondant à ces questions et en affinant tes sensations, tu connaîtras ton temps de concentration idéal.

Donc fini les grandes sessions de plusieurs heures, et fractionne ton temps de travail pour le rendre plus productif. 

10 / Le pouvoir de la matrice 

C’est une de mes astuces préférées tellement elle est redoutable.

Elle combine :

  • gain de temps
  • plaisir de rendre agréable une partie de ton workflow que tu trouvais pénible
  • vider une partie de ta charge mentale

Une matrice (ou une trame) va te permettre de préparer en amont un document ou fichier, que tu utiliseras régulièrement, en y insérant le plus de données possible.

Je vais te donner mon exemple sur mes vidéos Youtube, pour te montrer comment j’ai gagné 20 minutes de montage par vidéo, avec une si petite action.

Au début, comme tout le monde, je déposais d’abord mes fichiers sons et vidéos dans mon logiciel de montage.

Puis j’y déposais une bande sonore, mon introduction, un écran de fin, un titre, une colorimétrie, un jingle ainsi qu’une citation en fin de vidéo.

Ce n’est clairement pas la partie où tu t’éclates le plus, et tu peux facilement oublier quelque chose.

J’ai donc ouvert un fichier de montage vidéo vierge, en déposant tous les éléments ci-dessus. Pour pousser un peu plus loin la matrice, j’ai créé un profil colorimétrique sur ma caméra (un reflex), me permettant de laisser le paramétrage de la colorimétrie dans ma matrice, qui est en adéquation avec le profil de mon reflex.

Résultat : rien ne peut-être oublié, et je n’ai désormais qu’à ouvrir ma matrice, et y déposer le son et vidéo que je viens d’enregistrer. C’est tout.

En 10 secondes, je suis opérationnel pour monter directement et simplement ma vidéo.

Et je peux t’assurer qu’en dehors du temps gagné, j’ai davantage de plaisir à monter mes vidéos.

Tu peux faire des matrices pour absolument tout.

Reprends tout ton workflow, et prépare des matrices chaque fois que cela est possible.

Cela demande un peu de temps au début, mais tu n’auras plus à revenir dessus, et tu peux gagner de nombreuses heures chaque jour.

11 / Vas-y “tranquillo”

Dans le monde du salariat, tu as dû te rendre compte que la philosophie prédominante est  le “toujours plus”.

Travailler “plus”, faire “plus” de dossier dans le temps imparti, produire “plus”.

Mais on perd de vue la finalité du “toujours plus, toujours plus loin”.

Rechercher l’efficacité pour l’efficacité n’est pas un but en soi. Par contre, tu peux rechercher l’efficacité pour travailler moins, pour avoir davantage de temps à consacrer à tes proches et activités, ou bien pour engager de nouveaux projets qui te tiennent à coeur.

Et si on raisonnait de façon inverse

Au lieu de chercher le “plus”, cherchons le “moins”. Soyons paresseux, et innovons pour trouver comment faire le même travail, en moins de temps.

Cela va demander une petite gymnastique intellectuelle pour trouver des “gisements de productivité”.

Je te laisse entre le main de Stéphanie, du blog “J’aime la Paperasse”, qui te guidera vers la philosophie du paresseux. C’est par ici.

Vas-y tranquillo, et on se rejoint dans le prochain point.

12 / Deux fois par jour tes mails tu regarderas

Il s’agit d’une astuce assez répandue dans le monde de l’entrepreneuriat, mais tellement efficace que dans le doute, je dois t’en parler.

Les mails présentent de nombreux avantages, mais également quelques inconvénients.

Gérer ses mails peut devenir très (très) chronophage. Si tu n’adoptes pas une conduite rigoureuse quant à la gestion de tes mails, tu vas te retrouver coupé 36 fois dans ton travail, et donc être très peu productif.

Une des habitudes actuelles est de commencer par allumer son pc, et de lire ses mails directement. Cela permet de commencer en douceur, avant de rentrer dans le dur, et de bien commencer la journée.

Faux ! 

Si le cerveau était une entité indépendante, il porterait plainte pour cette ignominie outrageuse. Mais comme il porterait plainte contre lui même, il n’en fera rien. Tu t’en sors bien.

En règle général, le matin est la période où nous sommes le plus efficace (sauf quand la soirée barbecue s’est un peu, beaucoup, éternisée).

Et tu vas sacrifier cette énergie sur une tâche pépouze qui est la lecture de mail ? Mais tu es tombé sur la tête malheureux !

Pire ! Tu vas ensuite travailler, en ressassant les mails que tu as lu, en pensant à ce client qui pose problème, en te disant qu’il ne faut surtout pas que tu oublies de répondre à Henri-Luc, sinon tu devras faire un tiramisu (un vrai, pas un virtuel). Tout cela va t’accaparer une partie de ta mémoire, te rendant moins productif.

Pour éviter que ton cerveau se rebelle, tu peux adopter une pratique extremement simple et très efficace, qui est de regarder tes mails que deux fois par jour, en fin de matinée et en fin d’après midi.

Le gain de temps et de confort de travail seront considérable. 

Si tu as des amis qui lisent leurs mails tous les temps, alors tu n’as pas le choix. Tu devras leur partager cet article, car aussi longtemps que je respirerai, je ne laisserai personne sacrifier autant de temps inutilement.

Jamais.

Fais ta Bonne Action, et envoie le lien par mail, messenger ou par message à tes proches.

B.A. réussie, on passe au prochain point.

13 / Internet, la chimère au mille tentations

Internet est bien trop attractif pour que nous arrivions à faire voler en éclat sa tentation permanente, qui nous effleure constamment.

Par exemple, si tu recherches une information que tu as vu sur YouTube, tu devras franchir la barrière des suggestions basées sur tes préférences, avant d’accéder à ta recherche.

Taux de perte à cette étape : 99% d’entre nous (même mon chat s’y perd)

Je me fais avoir quasi-systématiquement. Une vidéo d’un sketch sympa, pile au moment où ta concentration décroit, et paf ! Je clique dessus. Je pense que tu connais aussi 😉

Pour limiter cette perte de productivité, je recherche désormais au maximum mes informations en dehors d’internet (dans mes livres, mes notes, mes favoris).

Si je dois aller dénicher une information sur le web, alors je le fais une fois que je ne peux plus avancer sans cette information, donc en général, à la toute fin.

Le but également est de ne pas passer par Youtube, Google (qui te propose les news) ou autres “portails” qui essaient à tout prix de prendre ta concentration en otage !

Résiste à l’envahisseur, soit fort, et déjoue ses pièges avec succès. 

You can do it. Absolutely. 

14 / Va chercher bonheur

L’enthousiasme est un gain surpuissant de productivité.

Autant on peut trainer des pieds pour une tâche qui ne nous passionne pas, autant on déplace des montagnes et on reste concentré aussi longtemps qu’il le faut quand on entame un projet hyper enthousiasmant.

Le problème est que certaines tâches rébarbatives doivent être obligatoirement effectuées.

Oui, mais forcément par toi ?

Déléguer certaines actions te feront gagner en productivité, car tu pourras te concentrer sur ce qui te plait vraiment. 

Et cela peut également te faire gagner de l’argent, car :

  • Tu gagneras du temps que tu pourras réinjecter dans les productions de contenu ou le coaching.
  • La tâche déléguée sera, à priori, plus qualitative que ce que tu faisais jusqu’à présent.

Il n’y a donc que des avantages, sauf si tu démarres, et que tu as du temps mais peu de clients pour le moment.

Dans le cas contraire (ton business commence à prendre), il est peut-être temps de chercher le bonheur et de déléguer, pour commencer, une action qui ne te plait pas, pour augmenter le pourcentage de tâches enthousiasmantes.

15 / Un environnement confortable et pratique

Imagine la situation de travail suivante.

Tu travailles sur une chaise qui grince et peu confortable, avec un petit écran terne, sur un bureau étroit, dans une pièce sombre et triste.

Ces conditions de travail te permettent-elles de libérer à 100% ta productivité ? Oui je sais, la question est vite répondue (fallait que je la fasse).

Ces conditions déplaisantes vont avoir des répercussions directes sur ton cerveau, qui en cascade va avoir des répercussions sur ta productivité.

Mais imagine maintenant.

Tu t’installes dans un fauteuil confortable, épousant parfaitement les formes de ton dos (c’est important, sachant qu’on travaille beaucoup assis), que tu as deux écrans de 24 pouces clairs et lumineux, sur un magnifique bureau en bois, dans une pièce chaleureuse, baignée par la douce lueur dorée d’une matinée d’automne.

Je sais pas toi, mais moi ça me donne carrément envie de travailler à 100% (bon en fait, vu que je t’écris cet article, je suis déjà en train de travailler 😅).

Mais cela ne s’arrête pas là. Nous avons la chance de pouvoir travailler à peu près n’importe où.

J’aime attribuer à un fauteuil en particulier, chez moi, un travail précis (lecture, écriture, montage).

Tu peux également te trouver quelques endroits extérieurs pour changer de “bureau” (bars, jardin, banc dans un parc, librairie). Les possibilités sont infinies et tellement agréables.

Il faut avant tout que tu te sentes bien là où tu travailles.

A toi de jouer pour faire les deux tests suivants :

  • Remplacer chez toi un élément peu confortable (siège, fauteuil, écran, clavier, souris, bureau, mobiliers environnants, emplacement de ton bureau, etc)
  • Trouver deux lieux extérieurs agréables, pour changer d’environnement quand tu sens une baisse de productivité.

Méthode testée et approuvée !

16 / La procrastination tu vaincras

C’est une de tes pires ennemis. Et comme tout pire ennemi qui se respecte, il est très difficile de s’en défaire, de la combattre, et de la vaincre.

La procrastination s’installe lentement, progressivement, pernicieusement, pour saboter en traître ta productivité.

Il est temps de mener un combat frontal et efficace comme cette traitresse.

Ce combat a déjà été entrepris et mené à bien par la guerrière Lise, du blog “La Minute FreeLance”. Enfile ton casque et ta côte de maille. 

Tu es prêt ?

Je te laisse la rejoindre sur le champ de bataille, où tu apprendras tous ses secrets pour pourfendre l’ennemi juré !

Après avoir repris ton souffle, je te retrouve ensuite dans le point suivant (je ne doute pas un seul instant que tu en ressortiras vainqueur).

17 / Le Saint Graal : un système de prise de note rapide et efficace

Tous les jours, nous avons connaissance de nouvelles informations utiles pour notre activité, que nous voulons (et même devons) absorber du mieux possible. 

Tu parles avec un ami entrepreneur ? Paf ! Il te sort une technique pour alléger tes tâches administratives.

Tu lis un livre ? Tu es confronté à pleins d’idées, concepts, méthodes pour améliorer ton business.

Tu lis un article de blog avec de nombreux conseils sur la productivité (🙂), que tu ne veux surtout pas oublier !

Tu le vois, les informations arrivent de toute part. Et pour alléger ta charge mentale, vider et conserver toutes ces notes dans ton application préférée devient le Saint Graal de n’importe quel entrepreneur.

Devant cette quantité gargantuesque impossible à mémoriser, notre système de prise de note est absolument déterminant. Il va nous permettre de retrouver n’importe quelles informations pertinentes.

J’ai, au début, commencé avec des carnets. Même si tout mon process est maintenant 100% digital dans mon business, j’aime écrire à la main, et je ne lis que des livres papiers.

J’avais donc au début un carnet, puis deux, trois …. et quand je suis arrivé à une dizaine, qu’il n’y avait aucune structure possible dans mes notes, que je ne retrouvais plus rien, et que dés que je travaillais or de chez moi, je n’avais plus accès à rien, je suis passé radicalement à du 100% digital.

Le confort d’utilisation, la rapidité, l’efficacité ont été redoutables. Le gain de temps a été réellement phénoménale. Mais cela ne s’arrête pas là.

Ma productivité a drastiquement augmentée, mais également mon efficacité. Car quand la prise de note n’est pas performante, on traine un peu des pieds à rentrer telle information (“bon alors, il est où le carnet rouge….attends, c’est pas le bleu qui contient ma thématique réseaux sociaux ? Bon je mets ça au début ou à la fin ?) et donc beaucoup d’informations sont perdues.

Mais quand tu sais que tu en as pour 10 secondes, que l’information sera parfaitement classée et retrouvable en 5 secondes, cela change la donne ! Tu pourras inscrire plus d’informations pertinentes, et augmenter davantage ton “savoir” quant à ton business.

Cependant, je te mets en garde sur une chose. Cette facilité d’accumulation d’informations conduit à tout noter. Même ce qui ne sert à rien, venant parasiter ton système de note et en alourdir le fonctionnement. 

Soit vigilant sur ce point, tellement tentant.

Tu as un système de prise de note papier ? 

Tu sais quoi, fais le test un mois. Passe à du 100% digital. Tu m’en diras des nouvelles

Et si tu es déjà en digital, alors la structure de ton système est-elle performante et rapide ? Prends-tu plaisir à l’utiliser ?

A toi de jouer.

18 / Stop à la recherche d’applications toujours mieux

Deux choses très importantes pour ce point.

La première est la surconsommation d’applications. Il en existe pour absolument tout.

Certaines indispensables, d’autres utiles, d’autres encore sont “sympas”, et une grande partie sont carrément inutiles, te faisant perdre beaucoup de temps.

On en parle de l’application qui sert à couper tes notifications ? Alors que ton téléphone dispose déjà d’un mode “avion” et “ne pas déranger” ? Tu viens de gagner un peu de place supplémentaire.

Mais le vrai point fondamental va être de ne plus chercher le “toujours mieux”. 

Je prends par exemple mon système de mailing list. J’ai commencé par en chercher un 2ème, en testant une tripotée d’entre eux (GetsResponse, Convertkit, Mailchimp, Aweber, ActiveCompaign).

Je voulais un système mieux que celui que j’avais.

Résultat : rien ne m’a convaincu et ne m’apportait un gain de performance. J’ai donc gardé mon système actuel, dont je n’avais pas grand chose à lui reprocher.

Et je ne parlerai même pas du ”coût d’opportunité” qui vient remuer le couteau dans la plaie.

Humainement, nous sommes toujours en quête de trouver quelque chose de “mieux”.

Un meilleur logiciel de montage

Un meilleur système pour écrire ses articles

Un meilleur site et thème

Un meilleur suivi de ses clients

Un meilleur logiciel pour gérer ses mails

C’est une quête sans fin, qui amène une grande perte de temps (de recherche, mais aussi d’apprentissage du nouveau système) et de frustration, car bien souvent, on s’aperçoit que les gains sont au mieux minim, ou pire inexistants.

Une seule chose est à retenir : si tu es content de ton système actuel, alors garde le. Cela t’évitera de dévier de ta trajectoire, et de perdre en productivité.

19 / Boost ton cerveau

Il est vrai que lorsqu’on parle de productivité, on s’attarde souvent sur ce qui gravite autour de nous, comme notre matériel, nos applications, nos systèmes et workflows mis en place.

Mais bien souvent, on oublie l’essentiel : nous !

Tout découle de ton cerveau

Un cerveau frais, reposé, bien rangé et délesté d’une trop grande charge mentale sera bien évidemment plus efficace, rapide à la réflexion, lucide sur les décisions à prendre que sur un cerveau fatigué, atrophié pour trop d’information et embrumé dans une torpeur sans fin.

La solution ? Oxygéner son cerveau.

Les études ne manquent pas sur les bienfaits d’un cerveau oxygéné : 

  • meilleure concentration
  • meilleure mémoire
  • lucidité accrue
  • meilleure réaction face aux coups durs
  • meilleure gestion des coups de pression et j’en passe

Ton cerveau est ton bien le plus précieux, bien avant n’importe quels outils pour ton business.

Il faut le chouchouter, le stimuler, l’entraîner, le tonifier, l’activer.

Pour cela, un des moyens est la pratique d’un sport ou marche à pied.

L’idéal est un sport en plein air, ou avec d’autres personnes.

Par expérience, je te dirai même que mieux vaut une balade de 30 minutes de marche à pied en pleine nature, que 1h à soulever des poids dans une salle de sport.

Je fais beaucoup de sport (running, trails, semi-marathon, tennis, badminton, vélo, canoë, musculation), et je ressens pleinement les effets bénéfiques.

Quelques jours sans faire de sport, et ma concentration et motivation peuvent décliner et mon sommeil sera d’un peu de moins bonne qualité

Si tu fais du sport, alors tu vois de quoi je veux parler. 

Et je sais que pour ceux qui n’en font pas, il y a toujours un certain scepticisme qui s’installe. Cela est parfaitement normal. 

Tu ne peux ressentir ce que cela t’apporte que si tu ne le pratiques. Tu ne peux qu’imaginer, ce qui est très différent.

Je te lance un défi : pendant 2 semaines, fais une balade de 30 minutes dans la nature, tous les deux jours, sans exception. Après ces deux semaines, libre à toi de ne plus en faire si tu ne ressens aucune modification.

Mais je te garanti que les bienfaits que tu ressentiras seront réels.

Ton cerveau te remercie d’avance.

20 / Ne dépasse pas trois objectifs

Des objectifs, on a en constamment 100 sur le feu. Et bien sur, on a envie de tout faire, tout de suite ! (Dame Patience, pourquoi es-tu partie si loin).

Cela provoque un éparpillement régulier…..bon ok, dit autrement, cela provoque une belle inefficacité, doublée de démotivation car on commence tout, mais on ne fini rien, nous privant du sentiment d’accomplissement, essentiel à tout entrepreneur.

Une règle très simple est : ne te fixe jamais plus de trois objectifs par jour.

Cela va te permettre d’être davantage productif, en te concentrant sur un nombre restreint de tâches à effectuer.

J’ai même envie d’aller plus loin. Trois objectifs peuvent mettre plusieurs mois pour être atteint. Cela pose problème.

Imagine, ton objectif est d’écrire 7 articles de blogs en deux semaines.

L’idée dans ce cas sera de découper cet objectif.

Par exemple, la première semaine, tu consacres 3h chaque jour pour écrire un article, puis la deuxième semaine tu consacres 3h chaque jour pour corriger un article et le mettre en ligne.

Cela permet de ne pas s’éparpiller, et de voir chaque jour un objectif de rempli, boostant ta motivation.

Regarde ton planning de demain. Combien de tâches comptes-tu ? Plus de trois ? 

Tu sais ce qu’il te reste à faire 😉

21 / Soit 100% digital nomad

Il s’agit d’un de mes meilleurs conseils de productivité que je puisse te donner.

Il y a trois façons de stocker ses données (factures, contenu, mails, relevés bancaires de ton entreprise, informations sur ta société, statuts, K-bis etc) : 

  • Dans des classeurs et boîtes à archives 
  • Dans le disque dur de ton ordinateur
  • Sur un drive

Je ne te parle pas ce coup-ci de prise de note, mais bien de documents que tu conserves.

Pour avoir expérimenté les trois, la meilleure est de très loin le Drive.

C’est tout simplement magique. Tu peux ainsi avoir accès à tous tes documents, n’importe où et sur n’importe quel appareil (à l’inverse d’un stockage sur disque dur), et tu peux les partager d’un simple clic.

Mais plutôt que de faire un éloge de ce système, je vais te donner un exemple très concret, et tu vas même y participer.

Quand j’ai démissionné de mon travail de l’expertise comptable, j’ai du remplir beaucoup de documents pour mettre en route le dispositif démission-création.

Voila les documents que je devais annexer à mon espace : 

  • Contrats de travails
  • Mes diplômes
  • Douzes derniers bulletins de salaires
  • Les éventuels arrêts maladies
  • Etc

Si tu classes tes documents dans des boîtes ou classeurs (on est tous passé par là), combien de temps penses-tu mettre pour les retrouver, les scanner, puis ranger les 26 classeurs qui recouvrent ton sol en pagaille ?

Franchement ? Je pense qu’on peut tabler sur une grosse demi heure.

Combien de temps j’ai mis ?

3 minutes, et avec aucun effort.

Le gain de temps est absolument considérable. Avec un système de classement sur un Drive efficace, doublé de la fonction recherche, tu peux retrouver n’importe quel document en une fraction de seconde ! 

C’est simple, rapide, efficace, et cela t’évite en prime d’avoir une armoire remplie de boîtes.

Et quel confort d’avoir accès à tous tes documents, n’importe où, sur n’importe quel appareil !

J’ai essayé plusieurs Drive, et j’ai adopté Google Drive.

J’y vois trois avantages : 

  • le premier est que Google Drive te permet de créer des documents de traitement de texte, tableur et slide. Le tout gratuitement, sans rien installer sur ton appareil. Tu n’as donc pas besoin de payer la suite Word, Excel, etc.
  • le deuxième avantage intéressant est le fait que tu peux scanner directement tes documents dans ton drive. Par exemple, je vais dans un dossier choisi, et je clique sur le +. Je choisi numériser, et grâce à l’appareil photo de mon téléphone, je photographie la facture. GoogleDrive va ajuster les bords et l’intégrer en pdf (ou jpeg) dans le dossier en question. Cela est extrêment pratique et rapide (dans les cas où les factures sont encore envoyées en papier).
  • le troisième point est la sécurité. Je vois souvent des personnes réticentes sur le piratage de données. Je leur réponds deux choses : Google est probablement une des entreprises les plus performantes en terme de sécurité, et tu as surement bien plus de chance de te faire pirater ta carte bancaire chaque fois que tu paies en ligne, ou dans un commerce. Et pourtant, règles-tu tous tes achats en espèces de crainte qu’on pirate ta carte bleu ?

Essaie deux semaines. Juste deux semaines.

Tu te crées un compte sur GoogleDrive (gratuit quand tu ne dépasses pas 15 Go). Et tu mets 100% des nouveaux documents dessus. Oui, 100% (je sens que tu paniques là).

Si après deux semaines, tu n’arrives pas à t’y faire, tu pourras toujours imprimer les documents de ton Drive pour qu’ils rejoignent tes classeurs.

Crois moi, c’est un des meilleurs gains de productivité et de confort de travail que tu puisses t’ocroyer. 

Tu y verras beaucoup d’autres avantages, mais je te laisse les découvrir.

Conclusion

Bravo pour avoir augmenter ton level en productivité.

La route est longue pour optimiser son productivité, mais chaque technique est une petite pierre qui permettra de te faire gagner des minutes, voire des heures par semaine.

Je suis très intéressé de savoir qu’elles sont les trois techniques qui t’ont le plus aidé.  Tu peux me les citer en commentaire

Pour aller plus loin dans la création et l’optimisation de ton business en ligne, tu trouveras mes conseils et retours d’expérience grâce à mes conseils privés.

Tu peux également partager cet article à toutes les personnes que tu connais, qui aimeraient gagner du temps, mais ne savent pas exactement quoi faire ni comment faire. Puisse cet article les aider dans leur quête de productivité.

Je te souhaite une excellente journée.

A bientôt dans un nouvel article, et longue vie à ton business.

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Je te partage chaque semaine mes conseils du moment pour concrétiser ton projet et développer ton business, Tu recevras aussi une bonne dose de motivation 😉

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