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Henri-Luc

Henri-Luc

Baisse d’activité : 16 actions pour utiliser efficacement son temps envers son business

Il est évident que ces périodes de crise et de basse activité entraînent leurs lots de mésaventures, d’incertitudes et de ralentissements de ton business.

Et tu as malheureusement très peu d’influence sur ces événements. 

Tu ne peux que t’adapter, le temps que cette période se résorbe d’elle-même, et utiliser du mieux possible le temps dont tu disposes, afin de reprendre ton activité dans les meilleures conditions possibles, et de limiter au maximum les dégâts.

Ce précieux temps disponible peut également t’apporter de nombreux bénéfices

C’est pourquoi je te liste les 16 idées à faire en période de crise ou de creux dans ton activité, afin d’utiliser ton temps sur des tâches nécessaires, mais souvent délaissées……faute de temps.

Ton business n’en sera que meilleur, et cela t’apportera un lot conséquent d’efficacité au quotidien par la suite.  

1 / La comptabilité

Je sais, je commence par un sujet qui fâche. La suite n’en sera que meilleure.

Peut-être saisis-tu ta propre comptabilité ? Est-elle à jour ? 

Tes achats, ventes et relevés bancaires sont-ils saisis ?

As-tu des écarts ? Tu sais que ton comptable n’aime pas les écarts, et que cela le met aussi mal à l’aise qu’un poisson rouge face à un chat. Tu vas devoir repointer pour les trouver, sans traîner des pieds.

Et pour ceux qui ont un comptable, ne rigolez pas trop. 

Tous les documents sont-ils triés et classés ? Voire même archivés ? (l’espoir fait vivre).

As-tu répondu à la liste de questions envoyée par ton comptable ?

L’archivage prend du temps et n’est pas vraiment passionnant. Mais si un jour tu as un contrôle fiscal (qui se passera très bien, ne t’inquiète pas), tu seras content de pouvoir produire rapidement les documents que le (la) contrôleur te demande, sans chercher partout, contacter les fournisseurs pour les factures égarées, appeler ton assureur, ta banque, etc.

Et pour aller plus loin, tu peux digitaliser ta comptabilité, c’est le moment (si ce n’est pas déjà fait).

Par exemple, faire ton inventaire de stock sur un tableur, au lieu d’une feuille de papier. Les erreurs de totaux par produit et en global seront supprimées.

Ou bien mettre en place un système pour scanner tes factures à ton comptable. Crois-moi, il t’en sera très reconnaissant, car les systèmes de comptabilisation sont de plus en plus automatisés.

Et pendant que tu classes tout cela, pourquoi ne pas écouter une vidéo Youtube ou un Podcast ? Tu joindras l’utile à l’agréable.

2 / Analyser tes analytics

Quel que soit ton business (vente d’objets ou de prestations), tu as très probablement au moins un site internet (sinon voir le point ci-dessous). 

Tu as également peut-être une chaîne Youtube, un Blog, des réseaux sociaux. Tu peux également analyser tes publicités.

Chaque plateforme stocke une multitude de données (extrêmement) importantes pour pouvoir piloter ton business.

Sur Google Analytics, tu peux connaître les pages vues, la durée de visionnage, le taux de rebond, le clic par impression, les mots clés qui fonctionnent le mieux etc.

Une mine d’or !

Te plonger dans les méandres des analytics me semblent o-bli-ga-toire pour avoir une vision à long terme de ton business.

Petite astuce : dans Google Analytics, tu peux paramétrer une page personnalisée, en indiquant les indicateurs qui sont les plus importants pour toi. Idéal pour ne pas naviguer parmi des centaines d’indicateurs et perdre du temps.

3 / Te créer ton site internet

Un site internet est désormais nécessaire, pour toutes les activités possibles et inimaginables. 

Un hôtel, une boulangerie, des cours pour dresser sa boule de poil préférée, ou la création d’objets en céramique ou de bijoux personnalisés doivent avoir un site internet pour partager leur univers, communiquer sur les biens et prestations qu’ils réalisent, et consacrer une page sur leur métier, leur expérience et leur vision.

Tu envisages peut-être d’aller sur des prestataires de site comme Wix. Je me suis laissé tenter par la simplicité, le design, et la rapidité de mise en œuvre.

Mais après 6 mois d’utilisation (et avec un porte monnaie allégé), je suis passé sur WordPress.

Je te le recommande à 100%, grâce au suivi des analytics, ainsi qu’à la grande liberté offerte et l’ajout des plugins de ton choix.

Si tu souhaites créer rapidement ton site, sans avoir à chercher partout qu’est ce qu’il faut prendre (phase qui peut prendre des jours….voire des semaines, car j’aime tout optimiser), je te mets les plateformes que j’ai choisies, et dont je suis entièrement satisfait après des années d’utilisation et qui fonctionnent parfaitement bien : 

  • Nom de domaine et hébergeur (pour tes données) : O2Switch. Il est très important qu’il soit en français quand tu fais des manipulations compliquées. 
  • CMS : WordPress.org (et non WordPress.com)
  • Thème : Astra
  • Builder : Elementor

Seul le nom de domaine et l’hébergement sont obligatoirement payants. Le reste peut être utilisé gratuitement, avec possibilité de payer pour avoir des options plus avancées sur ton thème et builder.

Et pour te guider au mieux dans la création de ton site, tu trouveras toutes les étapes, expliquées clairement, sur le site WordPress pour les nuls.

4 / Ton environnement de travail

Il s’agit ici de l’endroit où tu travailles. Cela peut-être ton bureau, ton salon, ton atelier, ton cabinet, etc.

Lève-toi de ton siège. 

Si, si, lève-toi.

Recul de quelques pas.

Et fais un 360 degrés sur toi-même, lentement, en posant ton regard sur chaque objet.

Ton espace de travail te satisfait-il pleinement ?

Si non, refaire une décoration donne un énorme gain d’énergie et de motivation, dû à se “renouveau”. 

Le simple fait de déplacer ton bureau (le mettre dans la lumière et ne pas bloquer ta vue par un mur), changer quelques objets de place, enlever ce que tu n’utilises pas, remettre proche de toi ce que tu utilises le plus, peut t’apporter des bénéfices insoupçonnés.

Cela revient à optimiser ton espace de travail.

Et si tu aimes la déco, tu peux peindre ton bureau, mettre quelques cadres au mur, et libérer toutes tes idées créatrices.

Il est primordial de bien se sentir là où on travaille.

5 / Trier tes mails

Boîte de réception : 138 mails lus (oui, il s’agit bien des ”lus”).

138 mails qui traînent dans les méandres de ta messagerie. 

138 mails qui diminuent ta visibilité, mais que tu n’as pas envie de supprimer car ils sont importants.

138 mails par lesquels tu te demandes tous les jours “mais qu’est-ce que je vais faire d’eux ?”

138 mails qui seraient bien mieux dans des dossiers propres, par fournisseurs, clients, prestataires et organismes.

Tu pourras ainsi les retrouver facilement, et n’avoir dans ta boîte de réception que les mails non-lus. 

Une boite mail claire et épurée ne peut que t’apporter une meilleure productivité et ne pas contribuer à augmenter ta charge mentale.

6 / To-Do-List

En parlant d’épuration de tes mails, tes to-do-list sont-elles également optimisées ?

On a tous une to-do-list, avec des tâches que l’on n’a pas envie de faire, et qui trainent depuis des mois ou des années.

Il est temps de faire un choix pour ces tâches laissées à l’abandon.

Soit les faire maintenant.

Soit les supprimer définitivement, car il est peu probable qu’une tâche qui traîne depuis trop longtemps sera faite maintenant.

Le choix “repousser la tâche à plus tard” n’est plus disponible 😈.

Tu peux également hiérarchiser des to-do-list, par exemple :

  • Tâches urgentes
  • Tâches entre 15 et 30 minutes
  • Tâches d’1-2 heures
  • Tâches qui dépassent 4 heures

7 / Nouvelles compétences

Être entrepreneur demande une très grande polyvalence, et donc de nombreuses compétences qu’il faut apprendre, mettre à jour et développer.

Cela demande du temps, et n’augmente pas directement ton chiffre d’affaires. 

C’est pourquoi nous pouvons être tenté de placer notre temps sur des actions qui auront un impact sur nos ventes, sur le très court terme.

Les nouvelles compétences permettent de générer du chiffre d’affaires sur le long terme, ainsi que de pérenniser notre entreprise et augmenter la qualité de nos produits (physiques ou digitaux), d’années en années.

Tu peux donc consacrer une partie de ton temps à l’acquisition ou le développement d’une compétence, grâce à un livre ou à une formation en ligne.

Voici une liste non exhaustive de ce que tu peux apprendre ou développer :

  • Marketing
  • Design (site internet)
  • Copywriting
  • Productivité
  • Gestion du stress
  • Publicité
  • Utiliser les analytics
  • Stratégie entrepreneuriale
  • Relationnel
  • Communication
  • Épargne et immobilier
  • Innovation et création
  • La négociation
  • Personal Branding
  • Mindset

Bon apprentissage.

8 / Rédiger ta lettre secrète

Il t’arrive probablement d’avoir des baisses de régime (au niveau motivation) dans ton activité.

Passer beaucoup de temps sur un produit qui ne se vend pas peut te donner une baisse de motivation.

Une stagnation de ton business va te faire remettre en cause ta stratégie dans les pires moments.

Les causes sont nombreuses de ce qu’on peut appeler “un petit coup de mou”.

Et cela va venir impacter directement ton état d’esprit, et donc ta performance et ton enthousiasme.

Je t’explique ma méthode infaillible pour ne plus connaître ces coups de blues, grâce à cette vidéo sur ma chaîne YouTube.

A tout de suite en vidéo et dans les autres points.

9 / Réduire ses dépenses

Pour cela, rien de plus simple (je mets ma casquette d’ancien comptable).

Tu peux tout simplement reprendre ton Bilan (tes comptes annuels si tu es en société), puis aller dans ton Compte de Résultat, et regarder le solde de tes postes de charges, compte par compte, avec la comparaison sur N-1 (l’année antérieure).

Certains peuvent être très certainement diminués ou optimisés : 

  • Achat de matières premières 
  • Hébergement (site, thème, builder, …)
  • Assurance
  • Fournisseurs
  • Abonnements divers 
  • Achat de matériel
  • Forfaits téléphoniques et internet

Si tu as le statut de micro-entrepreneur, alors tu peux simplement analyser ton relevé bancaire, pour détecter les surplus de dépenses.

10 / Les “gisements” de productivité

La productivité est infinie et omniprésente.

Chacun de nos workflow peuvent être optimisés.

Tu peux lister tes cinq workflow les plus récurrents (facturation, recherche de client, production de produits ou de formations, publication dans les réseaux sociaux, mise en place d’une nouvelle offre, etc).

Puis le but est de trouver deux actions, pour chacun de tes process, qui vont te faire gagner en temps ou en simplicité.

Par exemple, si tu publies sur Instagram, tu peux passer sur un logiciel de publication planifiée, comme Facebook Creator Studio.

Pour ta production de produit, certaines étapes peuvent être améliorées, regroupées ou automatisées, via des logiciels ou applications (comme Zapier).

Pour aller plus loin, tu trouveras ici mon article sur mes 21 techniques (dont beaucoup sont inédites) de productivité que j’applique au quotidien, afin de gagner de nombreuses heures par semaine. 

Une bonne habitude consiste à revoir, chaque fin d’année, ses workflows pour les améliorer.

Et puisque l’on parle de fin d’année ….

11 / Vision à 5 ans

C’est le moment idéal. 

Une année de bouclée.

Cela donne envie de faire le point. 

Ta vision est un peu comme un grand cru. Elle se bonifie avec le temps, elle s’affine, se modifie, se développe, pour s’améliorer d’année en année.

C’est pourquoi tu peux réfléchir à ta vision sur 1 an et sur 5 ans, afin de toujours garder le cap, d’être parfaitement aligné avec tes valeurs, et de ne pas dévier de tes objectifs.

12 / Persona

C’est un exercice ludique, enrichissant et rapide à faire, qui consiste à relire son persona. 

Si tu n’en as pas, alors tu es bon pour en créer un. Il s’agit d’une fiche de ton client cible, afin de le comprendre, d’identifier avec précision ses besoins, et de communiquer de la manière la plus précise possible.

Le fait de relire ton persona va t’apporter deux choses essentielles :

  • Être toujours en accord avec ton persona actuel, en le modifiant
  • Identifier toutes les différences avec ton ancien persona. Cela te permettra de voir soit l’évolution de ton avatar, soit ton évolution à toi. 

Des aspects étonnants peuvent découler de ce simple exercice.

13 / La nouvelle offre

 Le moment est propice pour réfléchir à créer une nouvelle offre.

Il n’est pas évident, lorsqu’on est dans le rush, de trouver le temps de se poser pour confectionner avec soin une nouvelle offre.

Mais pendant cette période basse, nous pouvons réfléchir, à tête reposée, à une nouvelle offre, qui répondrait à un problème de nos clients non encore résolu.

En temps de crise, cela peut-être une offre qui s’adapte à ses conséquences (besoin de rapidité, de coûts réduits, d’application immédiate, etc).

Dans la foulée, tu peux également rédiger ta page de vente, afin que tout soit prêt lorsque l’activité reprendra. 

14 / Passer en digital

Tu en as marre de perdre un temps considérable à chercher tes documents ?

Ou à perdre des documents, en étant sûr de les avoir pourtant rangés dans le classeur bleu (ou le vert. A moins que ce soit dans la boîte jaune ?)

A étaler toutes tes boîtes à archives sur ton sol, en espérant que le document que tu cherches précisément sortira de la bonne boîte, parmi les 17 autres, comme par magie.

Trouver n’importe quel document en quelques secondes, puis le partager instantanément est possible.

Pour cela, tu vas devoir les digitaliser.

Fini les pertes de documents, les contraintes de lieux, les pertes de temps (peu passionnantes) à rechercher une (satané) feuille pour finaliser une tâche.

Tu peux te créer un compte sur un cloud, comme Google Drive, et tout stocker sur ce dernier. Tu peux même numériser directement tes documents via Google Drive. Cela est très pratique quand tu reçois encore des factures papiers.

Le temps gagné est phénoménal, et le confort, simplicité et rapidité d’utilisation sont des atouts de taille pour lancer cette digitalisation.

15 / Site internet V.2

Un site internet, c’est comme le salon de ta maison

Des fois, tu as envie de déplacer quelques meubles, d’en repeindre un, de changer l’emplacement de tes lumières, de trier tout ce dont tu juges inutiles.

Tu peux faire de même sur ton site.

Tous les textes sont-ils toujours d’actualité et pertinents ? Ont-ils besoin d’être modifiés ?

L’organisation de ton site est-elle toujours efficace ?

Les couleurs, design, photos, logo te plaisent-ils encore aujourd’hui ?

Ton site reflète t-il toujours les valeurs de ta marque ?

C’est parti pour la version V.2 de ton site, plus belle, plus performante, plus attractive.

16 / Nourrir sa vision entrepreneuriale

Avoir connaissance d’approches différentes sur l’entrepreneuriat te permet d’analyser ton activité sous un nouveau regard, mais également de te donner de nouvelles idées à appliquer et de nouveaux process, jusqu’à là inconnus.

Tu peux trouver de nombreux contenus intéressants et gratuits sur Youtube et Internet.

Tu peux également consommer sans modération (si ce n’est pas déjà fait 😉) mes vidéos sur ma chaîne Youtube, ainsi que mes autres articles de blog.

Prépare ton chocolat chaud / thé / café, c’est parti pour un bon visionnage et lecture.

Conclusion

Paradoxalement, j’ai écris cet article pour utiliser ton temps de disponible de la meilleure façon qu’il soit pour ton business, mais tu risques à nouveau de ne plus en avoir. 

Cela sera bon signe, et montrera que tes actions portent leurs fruits.

Il se peut que tu n’aies pas le temps de tout faire. Dans ce cas, tu peux te fixer une période d’une semaine, chaque année, pour effectuer certaines tâches nécessaires, mais qui passent malheureusement souvent aux oubliettes.

Par solidarité à tous les entrepreneurs qui peinent pendant les crises et périodes de basse saison, tu peux leur partager cet article afin de les aider à leur tour, en continuant à développer leur business.

Tu peux écrire en commentaire une de tes idées qui ne serait pas dans cet article, afin de donner d’autres pistes que je n’aurais pas citées. Cela permettra d’aider un peu plus chaque entrepreneur qui lira cet article.

Courage à toi, à bientôt sur mes prochains articles, et longue vie à toi, et à ton business.

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Je te partage chaque semaine mes conseils du moment pour concrétiser ton projet et développer ton business, Tu recevras aussi une bonne dose de motivation 😉

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